บริการเซ็นชื่อออนไลน์ช่วยแก้ปัญหาด้านลอจิสติกส์ที่เฉพาะเจาะจงได้: นั่นคือการเอาลายเซ็นลงบนเอกสารในตอนที่ผู้เซ็นไม่มีโปรแกรมจัดการ PDF ไม่มีเวลาสั่งพรินต์ และไม่มีเครื่องแฟกซ์ DigiSigner อยู่ตรงจุดนี้ บริการนี้จัดการไฟล์ PDF, Word, Excel และไฟล์ภาพได้จากเบราว์เซอร์โดยตรง ให้คุณวางฟิลด์ลายเซ็นลงบนหน้าใดก็ได้ แล้วส่งมอบไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์โดยที่อีกฝ่ายไม่ต้องติดตั้งอะไรเลย การแลกเปลี่ยนที่ว่านั้นจะใช้งานได้จริงแค่ไหน ก็ขึ้นอยู่กับรายละเอียดที่ทางผู้ให้บริการมักจะอธิบายไว้แบบผ่าน ๆ
การประมวลผลลายเซ็นในขั้นตอนนี้ทำอะไรบ้าง
กลไกนั้นตรงไปตรงมา คุณอัปโหลดเอกสารผ่าน HTTPS ลากฟิลด์สำหรับเซ็นชื่อและระบุวันที่ไปวางยังจุดที่ต้องการในหน้ากระดาษ และจะเลือกลงลายมือชื่อเองหรือส่งคำเชิญไปให้คนอื่นก็ได้ ผู้เซ็นจะได้รับลิงก์ เปิดเอกสารในเบราว์เซอร์ คลิกฟิลด์และกดยืนยัน (submit) จากนั้นคุณจะได้รับการแจ้งเตือนและสามารถดาวน์โหลดเอกสารที่สมบูรณ์ได้เลย
เส้นทาง 3 สเต็ปนี้ทำงานได้ดีกับการขออนุมัติภายในองค์กร (internal approval) ข้อตกลงระหว่างองค์กรอย่างรวดเร็ว (vendor agreements) และสำหรับเงื่อนไขในจุดที่ความเร็วคือหัวใจหลักมากกว่าความน่าเชื่อถือฝั่งรหัสการเข้ารหัสกุญแจส่วนตัว แต่มันอาจจะต้องใช้ความละเอียดอ่อนถ้ามันมีผลกระทบด้านความครอบคลุมและเชื่อมไปถึงเรื่องการตรวจสอบในชั้นศาล กับเรื่องเหล่านี้ความเชื่อถือมันจะดีก็ต้องสืบมาจากหลักฐานที่ผ่านกระบวนการเซ็นกำกับ
การติดตามหลักฐานและการแก้ไขดัดแปลงข้อมูล
การติดตามตรวจสอบ (Audit trail) คือสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องเช็คให้ดีก่อนที่จะใช้งานระบบออนไลน์เซอร์วิสการเซ็นนี้ โดยระบบนี้จะบันทึกรหัสของคนลงนาม (signer identity) (ซึ่งจะตรวจสอบข้อมูลกับระบบในเมล) เลข IP ข้อมูลส่วนเวลา (timestamp) กับข้อกังขาถึงความปลอดภัยสถานะของช่วงจังหวะที่มีการแสตมป์ การตรวจสอบของบางระบบจะมัดข้อมูลติดไปในตัวของตัว PDF เป็นเอกสารหน้าพ่วง หรือผูกรหัสส่วนของรายละเอียดข้อมูล metadata ในขณะที่เจ้าอื่นจะเป็นการทำตัวแยกให้ดึงใบใบรับรองความน่าเชื่อถือเก็บแยกออกต่างหาก (certificate) จำให้แม่นว่าบริการที่ใช้ใช้วิธีไหนก่อนที่จะถูกสั่งให้ต้องเปิดแผงข้อมูลเวลาที่อาจจะต้องพิพาททางข้อกฎหมายในชั้นศาล
ข้อเท็จจริงว่ามีการดัดแปลง คือคำถามที่เกี่ยวข้องแต่แยกกัน เอกสาร PDF ที่เสร็จสมบูรณ์จากบริการเซ็นชื่ออาจมีลายเซ็นดิจิทัลที่ออกโดยใบรับรองของบริการนั้นเอง ซึ่งหมายความว่าการดัดแปลงใด ๆ หลังจากการเซ็นชื่อจะทำให้ลายเซ็นเสียและสามารถมองเห็นได้ในโปรแกรมอ่านที่รองรับ นั่นแตกต่างจากลายเซ็นเข้ารหัสแบบต้นทางถึงปลายทางที่สร้างขึ้นด้วยคีย์ส่วนตัวของผู้เซ็นเอง สำหรับกระบวนการทางธุรกิจส่วนใหญ่ ใบรับรองที่ออกโดยบริการก็เพียงพอแล้ว สำหรับอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมเข้มงวดหรือธุรกรรมข้ามพรมแดนที่อยู่ภายใต้ eIDAS สิ่งนี้อาจยังไม่พอ
คำกล่าวอ้างด้าน Compliance: อ่านตัวหนังสือเล็ก ๆ ให้ดี
บริการเซ็นชื่อออนไลน์ส่วนใหญ่จะใส่ ESIGN, UETA และ eIDAS ไว้ในข้อความการตลาดของตน กฎหมายเหล่านี้กำหนดข้อกำหนดว่าเมื่อใดที่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะมีผลผูกพันทางกฎหมาย แต่ไม่ได้เป็นการรับรองซอฟต์แวร์แต่อย่างใด บริการที่อ้างว่าสอดคล้องกับ eIDAS อาจหมายถึงอะไรก็ได้ตั้งแต่ "เราปฏิบัติตามข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบธรรมดา (Simple Electronic Signature)" ไปจนถึง "เราคือผู้ให้บริการความน่าเชื่อถือที่ได้รับการรับรอง (Trust Service Provider) ซึ่งออกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติครบถ้วน (Qualified Electronic Signatures)" ช่องว่างระหว่างสองสิ่งนี้มีนัยสำคัญในเขตอำนาจศาลใด ๆ ก็ตามที่กำหนดให้ QES มีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยมือ
ให้ตรวจสอบเอกสาร trust center ของบริการ แทนที่จะดูแค่ในหน้า landing page มองหาข้อมูลเฉพาะ: ระดับ eIDAS ใด, ครอบคลุมประเทศใดบ้างโดยความคิดเห็นทางกฎหมายที่แยกจากกัน, และเงื่อนไขการให้บริการนั้นรวมถึงการชดใช้ค่าเสียหายสำหรับข้อพิพาทเรื่องลายเซ็นด้วยหรือไม่ หากประเภทเอกสารต้องการ QES หรือการรับรองลายเซ็นโดยทนายความตามกฎหมายท้องถิ่น SES ที่ทำงานบนเบราว์เซอร์จะไม่สามารถใช้ทดแทนได้ ไม่ว่าข้อความการตลาดจะบอกไว้อย่างไรก็ตาม
การจัดเก็บเอกสารและแหล่งที่ตั้งของข้อมูล
เมื่อคุณอัปโหลดสัญญาหรือเอกสารทางการเงินไปยังบริการเซ็นชื่อบนคลาวด์ เอกสารนั้นจะอยู่บนโครงสร้างพื้นฐานของบริการจนกว่าคุณหรือบริการจะทำการลบออก คำถามในทางปฏิบัติคือ: เอกสารนั้นถูกเก็บไว้ที่ไหน ใครในบริการที่สามารถเข้าถึงได้ ระยะเวลาเก็บรักษาเริ่มต้นตามมาตรฐานคือเท่าไหร่ และคุณสามารถสั่งลบเอกสารเมื่อต้องการได้หรือไม่ สำหรับเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งอยู่ภายใต้ GDPR คำตอบสำหรับคำถาม "เก็บไว้ที่ไหน" จะไม่ใช่เรื่องที่อนุโลมให้ผ่าน ๆ ไปได้
DigiSigner เหมือนกับบริการส่วนใหญ่ในกลุ่มนี้ เก็บเอกสารไว้บนโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์และเก็บรักษาไว้ตามระยะเวลาที่กำหนดได้หลังจากเซ็นเสร็จสมบูรณ์ ตรวจสอบข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลก่อนที่จะส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใด ๆ ผ่านบริการ หากองค์กรของคุณทำงานภายใต้ข้อบังคับเฉพาะส่วน เช่น HIPAA หรือกฎของบริการทางการเงิน ให้ยืนยันว่าบริการจะเซ็นข้อตกลงคู่ค้าทางธุรกิจ (Business Associate Agreement) หรือภาคผนวกที่เทียบเท่ากันหรือไม่
จุดที่ DigiSigner เหมาะและจุดที่ไม่เหมาะ
DigiSigner เป็นตัวเลือกที่สมเหตุสมผลสำหรับการขออนุมัติภายในแบบเบา ๆ สัญญาธุรกิจขนาดเล็ก และองค์กรที่ต้องการการเซ็นชื่อผ่านเบราว์เซอร์เป็นครั้งคราวโดยไม่ต้องตั้งค่าโครงสร้างพื้นฐานของตนเอง ระดับฟรีจัดการเอกสารในจำนวนจำกัดต่อเดือน ซึ่งเพียงพอที่จะประเมินว่ากระบวนการทำงานนี้เหมาะสมหรือไม่ก่อนที่จะจ่ายเงิน
แต่ไม่ใช่เครื่องมือที่เหมาะสมเมื่อกระบวนการเซ็นชื่อจำเป็นต้องผสานเข้ากับไปป์ไลน์การสร้างเอกสารอย่างแน่นหนา เมื่อปริมาณเอกสารมีมากพอที่จะทำให้ราคาต่อเอกสารมีความสำคัญ หรือเมื่อเอกสารมีข้อผูกมัดทางกฎหมายที่ต้องใช้ใบรับรองแบบพิเศษ (qualified certificate) ในกรณีเหล่านั้น สถาปัตยกรรมจำเป็นต้องใช้ไลบรารีที่ทำงานในเครื่อง (local) ซึ่งให้คุณควบคุมระบบใบรับรอง (certificate chain) ได้เอง และให้คุณฝังลายเซ็นเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างเอกสารแทนที่จะเป็นขั้นตอนหลังการประมวลผล
การเตรียม PDF ที่นักพัฒนาสร้างขึ้นสำหรับการเซ็นจากภายนอก
หากแอปพลิเคชันของคุณสร้าง PDF ก่อนส่งไปยังบริการเซ็นชื่อ คุณสมบัติบางประการของเอกสารจะช่วยให้ขั้นตอนการเซ็นชื่อดูสะอาดตายิ่งขึ้น รักษาขนาดหน้าให้สม่ำเสมอ: เอกสาร A4 ที่ส่งไปยังบริการที่เริ่มต้นด้วยการแสดงตัวอย่างขนาดจดหมายอาจทำให้ฟิลด์ลายเซ็นไม่ตรงตำแหน่ง แบน (flatten) ฟิลด์ฟอร์มแบบโต้ตอบใด ๆ ที่ไม่ใช่ตัวยึดฟิลด์ลายเซ็น เนื่องจากบางบริการจะแทนที่หรือละทิ้งฟิลด์ AcroForm ที่มีอยู่เมื่อพวกเขาเพิ่มฟิลด์ของตนเองเข้าไป จองพื้นที่สีขาวที่ชัดเจนในหน้ากระดาษที่ลายเซ็นควรอยู่แทนที่จะให้บริการวางทับลงบนเนื้อหาหลัก
จัดเก็บทั้งสำเนาที่ยังไม่เซ็นชื่อและสำเนาที่เซ็นชื่อเสร็จสมบูรณ์ โดยตั้งชื่อให้มีความเกี่ยวข้องกันอย่างชัดเจน เมื่อผู้เซ็นโต้แย้งในสิ่งที่พวกเขาตกลงไป การมีเอกสารที่แน่นอนซึ่งถูกส่งไปเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการสืบสวนใด ๆ หากเวอร์ชันที่เซ็นชื่อกลับมามีจำนวนหน้าแตกต่างกัน หรือใช้เมตริกฟอนต์ที่แตกต่างจากที่ส่งไป สิ่งนั้นบ่งบอกว่ามีบางอย่างในไปป์ไลน์การแสดงผลของบริการเปลี่ยนเอกสาร ซึ่งควรทำความเข้าใจก่อนที่คุณจะถือว่าผลลัพธ์นั้นเป็นฉบับที่มีอำนาจตัดสินที่แท้จริง
บริการกับไลบรารี: ข้อแตกต่างในทางปฏิบัติ
บริการเซ็นชื่อออนไลน์และไลบรารีลายเซ็นดิจิทัลสำหรับ PDF แก้ปัญหาต่างกันและข้อแตกต่างนั้นมีความสำคัญเมื่อคุณออกแบบกระบวนการของเอกสาร บริการจะจัดการเรื่องลอจิสติกส์: การส่งเอกสารไปยังหลายฝ่าย การรวบรวมหลักฐานตัวตน การส่งการแจ้งเตือนทางอีเมล และการจัดเก็บไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์ ไลบรารีจัดการเรื่องการเข้ารหัสลับ (cryptography): การสร้างพจนานุกรมลายเซ็น การใช้สายโซ่ใบรับรอง การฝังแฮชที่เซ็นชื่อแล้วลงในช่วงไบต์ของไฟล์ตามมาตรฐาน ISO 32000-2 ทั้งสองสามารถอยู่ร่วมกันในไปป์ไลน์เดียวกันได้ แต่การใช้สิ่งหนึ่งแทนอีกสิ่งหนึ่งเพียงเพราะทั้งสองคำมีคำว่า "ลายเซ็น" มักจะส่งผลให้กระบวนการทำงานไม่ได้รับการตรวจสอบอย่างถูกต้องและไม่ได้รับการเซ็นอย่างถูกต้อง
สำหรับกรณีใช้งานส่วนใหญ่ในธุรกิจขนาดเล็กและการอนุมัติภายใน บริการอย่าง DigiSigner สามารถครอบคลุมสิ่งที่ต้องการได้และมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการสร้างโครงสร้างพื้นฐานการเซ็นชื่อตั้งแต่ต้น สำหรับแอปพลิเคชันที่เน้นเอกสารซึ่งลายเซ็นเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างเอกสาร ซึ่งการจัดการใบรับรองมีความสำคัญ หรือไฟล์ที่เซ็นชื่อแล้วจำเป็นต้องสามารถตรวจสอบได้โดยไม่ต้องอ้างอิงกับเซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สาม ไลบรารีที่ทำงานภายในสแตกของคุณเองคือสถาปัตยกรรมที่มีเหตุผลรับรองมากกว่า