Usługi podpisywania online rozwiązują konkretny problem logistyczny: uzyskanie podpisu na dokumencie, gdy osoba podpisująca nie posiada oprogramowania PDF, nie ma czasu na drukowanie ani dostępu do faksu. DigiSigner celuje w tę właśnie niszę. Obsługuje w przeglądarce pliki PDF, Word, Excel oraz pliki obrazów, pozwala na rozmieszczanie pól podpisu na dowolnej stronie i dostarcza gotowy, wypełniony plik, nie wymagając od drugiej strony instalowania czegokolwiek. To, czy taka wymiana faktycznie zdaje egzamin, zależy od szczegółów, które strona promująca tę usługę ma tendencję pomijać milczeniem
Jak w rzeczywistości wygląda proces podpisywania
Mechanika jest prosta. Przesyłasz dokument przez HTTPS, przeciągasz pola podpisu i daty na strony tam, gdzie powinny się znajdować, po czym albo podpisujesz go samodzielnie, albo wysyłasz zaproszenie do drugiej strony. Osoba podpisująca otrzymuje link, otwiera dokument w przeglądarce, klika w odpowiednie pola i zatwierdza. Otrzymujesz powiadomienie i możesz pobrać gotowy plik
Ta trzyetapowa ścieżka świetnie sprawdza się w przypadku wewnętrznych zatwierdzeń, szybkich umów z dostawcami oraz sytuacji, w których szybkość ma większe znaczenie niż gwarancje kryptograficzne. Zaczyna być niewystarczająca przy dokumentach podlegających regulacjom, przy sekwencjach z udziałem wielu stron oraz we wszystkim, co może być podważane w sądzie. W takich przypadkach proces podpisywania jest w istocie tak dobry, jak dobre są dowody w postaci ścieżki audytu (audit evidence), które za nim stoją
Ścieżki audytu i dowody manipulacji (tamper evidence)
Ścieżka audytu to najważniejsza rzecz do sprawdzenia przed związaniem się z jakąkolwiek usługą podpisywania. Musi ona rejestrować tożsamość podpisującego (najczęściej weryfikowaną przez e-mail), adres IP, znacznik czasu oraz skrót (hash) stanu dokumentu w momencie podpisywania. Niektóre usługi dołączają ten materiał dowodowy bezpośrednio do samego pliku PDF jako oddzielny załącznik lub osadzone metadane; inne przechowują go po stronie serwera i wydają odpowiedni certyfikat na żądanie. Dowiedz się, z jakiego podejścia korzysta dana usługa, zanim będziesz musiał przedstawić takie dowody w przypadku sporu
Dowody manipulacji (tamper evidence) to powiązana, aczkolwiek odrębna kwestia. Wypełniony plik PDF pochodzący z usługi podpisywania może zawierać podpis cyfrowy złożony przy użyciu własnego certyfikatu tejże usługi, co oznacza, że wszelkie modyfikacje wprowadzone po podpisaniu trwale uszkodzą (złamią) ten podpis i będą widoczne w odpowiedniej, dostosowanej do tego przeglądarce dokumentów. To co innego niż kompleksowy podpis kryptograficzny (end-to-end) utworzony przy pomocy własnego klucza prywatnego podpisującego. Dla większości biznesowych przepływów pracy (workflows) certyfikat stosowany przez usługę jest w zupełności wystarczający. Jednak w przypadku branż podlegających ścisłym regulacjom prawnym lub transakcji transgranicznych objętych rozporządzeniem eIDAS może on już nie być wystarczający
Deklaracje zgodności: czytaj "drobny druczek"
Większość internetowych usług podpisywania wymienia ESIGN, UETA i eIDAS w swoich materiałach marketingowych. Te akty prawne określają wymagania, kiedy podpis elektroniczny jest prawnie wiążący, ale same w sobie nie certyfikują oprogramowania. Usługa deklarująca zgodność z eIDAS może oznaczać cokolwiek – od „spełniamy podstawowe wymagania dla zwykłego podpisu elektronicznego (Simple Electronic Signature)” do „jesteśmy akredytowanym dostawcą usług zaufania wydającym Kwalifikowane Podpisy Elektroniczne (QES)”. Różnica między tymi dwiema deklaracjami jest niezwykle istotna w każdej jurysdykcji, gdzie QES niesie ze sobą skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu
Sprawdzaj dokumentację w centrum zaufania danej usługi, a nie stronę główną (landing page). Szukaj konkretów: który to poziom eIDAS, które kraje są objęte odrębną opinią prawną, czy warunki korzystania z usługi (ToS) obejmują odszkodowanie w przypadku sporów dotyczących ważności podpisu. Jeżeli ze względu na lokalne prawo typ dokumentu wymaga podpisu QES lub podpisu notarialnie poświadczonego, oparty na przeglądarce zwykły SES absolutnie nie stanowi tu zamiennika, niezależnie od tego, co mówi marketing
Przechowywanie dokumentów i lokalizacja danych (data residency)
Kiedy przesyłasz umowę lub dokument finansowy do chmurowej usługi podpisywania, "żyje" on w ich infrastrukturze do momentu, aż ty lub oni go nie usuniecie. Praktyczne pytania brzmią: gdzie to jest przechowywane, kto wewnątrz tej usługi ma do tego dostęp, jak długo trwa domyślny okres retencji i czy można zażądać usunięcia na żądanie. W przypadku dokumentów zawierających dane osobowe objęte rozporządzeniem RODO (GDPR), odpowiedź na pytanie „gdzie jest to przechowywane” nie jest rzeczą opcjonalną
DigiSigner, jak zresztą większość usług w tej kategorii, przechowuje dokumenty w infrastrukturze chmurowej i przechowuje je przez konfigurowalny czas po zakończeniu podpisywania. Przed przekazaniem przez taką usługę jakichkolwiek poufnych materiałów, przejrzyj umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA). Jeśli Twoja organizacja działa w ramach regulacji specyficznych dla danego sektora, takich jak HIPAA lub przepisy dotyczące usług finansowych, upewnij się, czy dana usługa podpisze stosowny addendum zgodności, np. BAA (Business Associate Agreement) czy jego odpowiednik
Gdzie DigiSigner pasuje, a gdzie wręcz przeciwnie
DigiSigner to rozsądny wybór do lekkich, wewnętrznych procedur zatwierdzania, umów w małych firmach oraz dla organizacji, które sporadycznie potrzebują przeglądarkowego podpisywania dokumentów, nie stawiając przy tym własnej infrastruktury. Darmowy wariant (free tier) obsługuje ograniczoną liczbę dokumentów miesięcznie, co w zupełności wystarcza do oceny, czy dany model przepływu pracy odpowiednio tu w ogóle pasuje, zanim w ogóle podejmiesz jakieś wiążące zobowiązania
Nie jest to jednak odpowiednie narzędzie w sytuacjach, gdy przepływ procesów podpisywania musi mocno integrować się z linią generowania dokumentów, gdy wolumen jest wystarczająco duży by sprawić, że wycena (opłata) za każdy osobny dokument zaczyna mieć wręcz obiektywne znaczenie, lub gdy przesyłane dokumenty niosą za sobą zobowiązania regulacyjne narzucające rygor użycia oficjalnego certyfikatu kwalifikowanego. W tych przypadkach twoja architektura wymaga po prostu odpowiedniej biblioteki działającej całkowicie lokalnie, dającej wyłączną kontrolę nad łańcuchem po stronie samego certyfikatu i pozwalającej osadzić dany podpis cyfrowy integralnie w ramach samego generowania takiego dokumentu, a nie w charakterze ostatecznego kroku końcowego przy post-processingu
Przygotowanie wygenerowanego przez programistę pliku PDF do zewnętrznego podpisywania
Jeśli Twoja aplikacja generuje PDF przed przekazaniem go do obsługi serwisu składającego podpisy, określona garść właściwości wywołania sprawia, że krok rzeczonego podpisywania dokumentu jest po prostu znacznie czystszy. Zadbaj o spójność dla rozmiarów samych stron: dokument standardu A4 przekazany do narzędzia, z rzuconym dla testu podglądem na sztywno domyślnie rzuconym dla standardu (letter-size), może z zasady wywołać obiektywne błędy wywołujące nieprawidłowe wyrównanie lub przesunięcie nakładanych pól dla samych podpisów. Spłaszcz wszelkie włączane rygorem wywołań same pola z zawartymi wewnątrz np. aktywnymi formularzami interaktywnymi (niebędące polami podpisów), głównie dlatego iż niektóre narzędzia często na potęgę wyrzucają z zasobów bądź podmieniają istniejące u źródeł formularze typu (AcroForm), przy okazji dodawania własnych. W samej rzeczy na dodatek rezerwuj też wyraźnie pod rzut białą przestrzeń dla owych pustych bloków gdzie znajdą się nakazane same docelowe podpisy, zamiast by powierzona usługa musiała rzucać te parametry jako warstwy nakładki na tzw. wierzch u góry nad faktycznym na bieżąco dokumentowanym "żywym" zasobem wydruku (live content)
Przechowuj zarówno kopię zapisaną jeszcze z zasady "przed nałożeniem na nią podpisu", jak i zrzuconą gotową kopię całkowicie obustronnie już zwieńczoną tym faktem, nazywając je tak, aby można było je jednoznacznie powiązać. Gdy rzucony jako strona podpisujący zacznie kwestionować to, na co faktycznie wyraził zgodę, posiadanie precyzyjnie tego samego, obiektywnego zachowanego wzoru oryginalnego dokumentu, jest absolutnie naturalnym wskaźnikiem punktem wyjścia dla wszelkich dociekań lub wręcz dochodzeń. Jeśli w rezultacie oznaczona (wariantem podpisanym) wersja wraca o mianowicie np. zadeklarowanej różnej ilości stron bądź z odmienną bazą metryk czy miar dla fontów w stosunku do tego co poszło z rzutu, oznacza to, że coś ze strony potoku renderującego danej usługi zmieniło dokument, a zjawisko to należy zbadać dla samego rozeznania jeszcze przed przyjęciem wyjściowego pliku i powołanego zasobu jako obiektywnie ostateczny autorytatywny wariant (authoritative)
Usługa (serwis) a biblioteka: praktyczne rozróżnienie
Usługa internetowego składania podpisu oraz docelowa cyfrowa biblioteka dla samego zrzutu owego podpisu dla pliku (cyfrowego) – rozwiązują zupełnie inne u definicji dylematy, co samo w sobie ma wielkie naczelne znaczenie już u momentu projektowania samej de facto specyfiki procesowego przepływu prac i dokumentów. Usługa obsługuje samą mianowicie logistykę: przekierowywanie dokumentów po podziałach do wielu rzuconych stron procesowania u obrotu bazy, zbieranie rzuconych dowodów celem potwierdzania tożsamości, wysyłanie odpowiednich powiadomień e-mail, tudzież archiwizację gotowych dokumentów jako zapisanych plików. Biblioteka natomiast obsługuje tylko u rygoru de facto mianowicie czystą samą powoływaną u źródła kryptografię: budowanie z nakazu odpowiedniego słownika w bazie dla parametrów samego podpisu, implementację (przy zastosowaniu łańcucha po rygor zaleceń od) samego certyfikatu, a także wgrywanie zaszyfrowanego podpisanego powołanego hasha do samego zakresu obszaru na poziomie binarnego zapisu w samym wnętrzu pliku, dokładnie według narzuconej na to zgodności standardu pod dyrektywę z ISO 32000-2. Oba te parametryzacje (narzędzia) potrafią współistnieć u wspólnego obiegu w jednolitym powołanym jednym procesie operacyjnym (pipeline), ale już celowe zastępowanie u podziału pod warianty docelowo u rygoru ostatecznego wymienne uważa się jako wręcz jednoznacznie ujemne; tylko z powodu że oba obiektywnie wdrażają pod definicję u prac obarczone słowem sformułowanie mianowicie "podpis", na wyjściu rodzi to nierzadko wręcz u progu potoki robocze (workflows), których w konsekwencji rzutu ani obiektywnie nie ujęto w należyty audyt, ani wręcz nie złożono finalnie rzetelnego, właściwego podpisu u procedury
Dla znacznej większości przypadków operacyjnych, a przy tym rzutów używanych jako procedury u małych biznesów czy podczas rutynowych celowych u obiektywnych obiegów typowych wariantów u tzw. wewnętrznych zatwierdzeń — serwisy docelowo podobne wariantowo jako narzędzie pod zrzuconą usługę rzędu tegoż właśnie omówionego DigiSignera z rzędu w zupełności absolutnie pokrywają wprost wszelkie ujęte tam od zrzutu oczekiwane zapatrywania, obiektywnie też kosztując na rzucie w wariancie finalnie u puli wydatku zdecydowanie po rygor mniej od rzucania na zbudowanie wdrożeniowe takiej własnej wariacji pod dedykowaną z rzutu na infrastruktury obarczone (dedykowaną dla rzutów podpisu), mianowicie celowo rzucanej dla nas tzw. od (określanego tu popularnie tak u zera bazy) totalnego obiektywnego tzw. przysłowiowego tzw. progu zerowego jako zarysów budowanych dla powołania z rzutu od ujętego "zera" powołanych podstaw. Jednak przy wieloobjętościowych w aplikacjach, a w tym nakierowanych tak po brzegi celowo np. rzucanych "ciężko i zasobnie jako opasłe do przerobu bazy pod duże wolumeny", we wskazanych rzutach wariantowych tu gdzie sygnatury to mianowicie operacyjna składowa u integralnego cyklu docelowego samego ich powołanego procesu generowania, w opcjach gdzie zarząd rzutowy dla tzw. samego zarządzania dla obiektywnych rzutów (gdzie np. sam łańcuch do zarządzania owymi certyfikatami stanowi rzucony o celowych wagach de facto wymóg), czy ostatecznie po prostu wszędzie obiektywnie rzutując też tam gdzie dany np. u źródła podpisany u bazy artefakt z rzutu z ostatecznej bazy po wariancie wygenerowania należy móc zweryfikować u odczytu absolutnie wprost od ujęcia pomijając udział rzutów docelowych po zrzucone tzw. strony u tzw. trzeciego np. serwera zewnętrznego po drodze w tle: tu rzucona w trybie prac "po ujętym swoim" i narzucona w docelowym stosie (twoim wewnętrznym stacku w architekturze obrotu), obiektywnie wybrana celowo dedykowana strukturalnie dla rzutu operacyjnie tu ujęta biblioteka to mianowicie z definicji o niebo sensowniej tak z założenia obiektywnie o wiele po prostu mocniej i bardziej potrafiąca pod rzut obiektywnych racji się obronić tu sama w istocie, wprost rzucona strukturalnie sama z założenia u architektura operacyjna dla tychże zasobów powierzona architektura wywołań