Usluge online potpisivanja rješavaju specifičan logistički problem: dobivanje potpisa na dokumentu kada potpisnik nema PDF softver, nema vremena za ispisivanje i nema faks uređaj. DigiSigner se nalazi u tom prostoru. On obrađuje PDF, Word, Excel i slikovne datoteke u pregledniku, omogućuje vam postavljanje polja za potpis na bilo koju stranicu i isporučuje dovršenu datoteku bez potrebe da druga strana išta instalira. Hoće li ta razmjena zapravo izdržati ovisi o detaljima preko kojih stranica usluge obično prelazi
Što zapravo radi tijek potpisivanja
Mehanika je izravna. Učitate dokument preko HTTPS-a, povučete polja za potpis i datum na stranice kojima pripadaju i potpišete ga sami ili pošaljete pozivnicu drugoj strani. Potpisnik dobiva poveznicu, otvara dokument u svom pregledniku, klika kroz polja i podnosi. Dobivate obavijest i možete preuzeti dovršenu datoteku
Taj put u tri koraka dobro funkcionira za interna odobrenja, brze ugovore s dobavljačima i situacije u kojima je brzina važnija od kriptografskih jamstava. Tamo gdje počinje zapinjati su regulirani dokumenti, višestranački sljedovi i sve ono što bi se moglo osporiti na sudu. Za te slučajeve radni tok je dobar onoliko koliko su dobri revizijski dokazi ispod njega
Revizijski tragovi i dokazi o neovlaštenim izmjenama (tamper evidence)
Revizijski trag je najvažnija stvar koju treba provjeriti prije obvezivanja na bilo koju uslugu potpisivanja. Mora zabilježiti identitet potpisnika (obično verificiran e-poštom), IP adresu, vremensku oznaku (timestamp) i hash stanja dokumenta u trenutku potpisivanja. Neke usluge spajaju ove dokaze u sam PDF kao zasebni privitak ili ugrađene metapodatke; druge ih drže na strani poslužitelja i izdaju certifikat na zahtjev. Znajte koji pristup usluga koristi prije nego što morate podnijeti dokaze za spor
Dokazi o neovlaštenim izmjenama je povezano, ali posebno pitanje. Dovršeni PDF od usluge potpisivanja može nositi digitalni potpis primijenjen pomoću vlastitog certifikata usluge, što znači da će svaka izmjena nakon potpisivanja prekinuti potpis i biti vidljiva u sukladnom pregledniku. To se razlikuje od end-to-end kriptografskog potpisa stvorenog vlastitim privatnim ključem potpisnika. Za većinu poslovnih radnih tokova certifikat primijenjen na uslugu je adekvatan. Za regulirane industrije ili prekogranične transakcije obuhvaćene eIDAS-om to možda neće biti dovoljno
Tvrdnje o usklađenosti: pročitajte sitni tisak
Većina online usluga potpisivanja navodi ESIGN, UETA i eIDAS u svom marketingu. Ti zakoni postavljaju zahtjeve kada je elektronički potpis pravno obvezujući, ali ne certificiraju softver. Usluga koja tvrdi da je u skladu s eIDAS-om mogla bi značiti bilo što, od "zadovoljavamo osnovne zahtjeve za Jednostavan elektronički potpis" do "mi smo akreditirani Pružatelj usluga povjerenja koji izdaje Kvalificirane elektroničke potpise" (QES). Jaz između ta dva pojma je značajan u svakoj jurisdikciji gdje QES nosi pravnu ekvivalentnost vlastoručnom potpisu
Provjerite dokumentaciju centra za povjerenje (trust center) usluge, a ne odredišnu stranicu. Potražite pojedinosti: koja razina eIDAS-a, koje su zemlje obuhvaćene posebnim pravnim mišljenjem, uključuju li uvjeti pružanja usluge naknadu štete za sporove oko potpisa. Ako vrsta dokumenta prema lokalnom zakonu zahtijeva QES ili javnobilježnički potpis, SES temeljen na pregledniku nije zamjena bez obzira na to što tvrdi marketing
Pohrana dokumenata i rezidencija podataka
Kada učitate ugovor ili financijski dokument u uslugu potpisivanja u oblaku, on živi na njihovoj infrastrukturi sve dok ga vi ili oni ne izbrišete. Praktična pitanja su: gdje se pohranjuje, tko unutar usluge može tome pristupiti, koliko dugo traje zadani period zadržavanja i možete li pokrenuti brisanje na zahtjev. Za dokumente koji sadrže osobne podatke obuhvaćene GDPR-om, odgovor na pitanje "gdje se pohranjuje" nije opcionalan
DigiSigner, kao i većina usluga u ovoj kategoriji, pohranjuje dokumente na infrastrukturi oblaka i zadržava ih na podesivo razdoblje nakon završetka potpisivanja. Pregledajte ugovor o obradi podataka prije preusmjeravanja bilo čega osjetljivog putem usluge. Ako vaša organizacija djeluje prema propisima specifičnim za sektor kao što su HIPAA ili pravila o financijskim uslugama, potvrdite hoće li usluga potpisati ugovor o poslovnom suradniku (Business Associate Agreement) ili ekvivalentni dodatak
Gdje se DigiSigner uklapa, a gdje ne
DigiSigner je razuman odabir za lagana interna odobrenja, ugovore s malim tvrtkama i organizacije koje trebaju povremeno potpisivanje temeljeno na pregledniku bez postavljanja vlastite infrastrukture. Besplatna razina obrađuje ograničen broj dokumenata mjesečno, što je dovoljno za procjenu odgovara li tijek posla prije obvezivanja
To nije pravi alat kada se radni tijek potpisivanja treba usko integrirati s cjevovodom (pipeline) za generiranje dokumenata, kada je volumen dovoljno velik da određivanje cijena po dokumentu bude značajno ili kada dokumenti nose regulatorne obveze koje zahtijevaju kvalificirani certifikat. U tim slučajevima, arhitektura treba biblioteku koja se izvodi lokalno, daje vam kontrolu nad lancem certifikata i omogućuje vam ugrađivanje potpisa kao dijela generiranja dokumenta, a ne kao koraka naknadne obrade
Priprema PDF-a kojeg je generirao razvojni inženjer za vanjsko potpisivanje
Ako vaša aplikacija generira PDF prije nego što ga preda usluzi za potpisivanje, nekoliko svojstava dokumenta čine korak potpisivanja čišćim. Održavajte dosljednost veličine stranice: dokument A4 poslan usluzi koja po zadanim postavkama pregleduje (preview) veličinu pisma (letter-size) može proizvesti neusklađena polja za potpis. Izravnajte (flatten) sva interaktivna polja obrasca koja nisu rezervirana mjesta za potpis, jer neke usluge zamjenjuju ili odbacuju postojeća AcroForm polja kada dodaju svoja. Rezervirajte eksplicitni prazan prostor (white space) na stranicama kojima pripadaju potpisi umjesto da dopustite usluzi da ih preklapa preko živog sadržaja
Pohranite i kopiju prije potpisivanja i dovršenu potpisanu kopiju, imenovane tako da su jasno povezane. Kada potpisnik osporava ono na što je pristao, posjedovanje točnog poslanog dokumenta polazište je svake istrage. Ako se potpisana verzija vrati s različitim brojem stranica ili različitim mjerilima fonta od onoga što je ušlo, nešto je u cjevovodu iscrtavanja usluge promijenilo dokument, što vrijedi razumjeti prije nego što ispis tretirate kao autoritativan
Usluga naspram biblioteke: praktična razlika
Mrežna usluga potpisivanja (online signing service) i biblioteka za digitalni potpis PDF-a rješavaju različite probleme, a ta je razlika važna kada dizajnirate radni tijek dokumenata. Usluga se bavi logistikom: usmjeravanje dokumenata prema više strana, prikupljanje dokaza o identitetu, izdavanje obavijesti e-poštom i pohranjivanje dovršenih datoteka. Biblioteka obrađuje kriptografiju: konstruiranje rječnika potpisa, primjenu lanca certifikata, ugrađivanje potpisanog hasha u raspon bajtova datoteke prema ISO 32000-2. To dvoje može koegzistirati u istom cjevovodu, ali zamjena jednog za drugo jer oboje uključuju riječ "potpis" obično proizvodi radne tokove koji nisu ni pravilno revidirani ni pravilno potpisani
Za većinu slučajeva uporabe u malim tvrtkama i za interna odobrenja, usluga kao što je DigiSigner pokriva ono što je potrebno i košta manje od izgradnje infrastrukture za potpisivanje od nule. Za aplikacije s mnogo dokumenata u kojima su potpisi dio generiranja, u kojima je upravljanje certifikatima važno ili u kojima potpisani artefakt treba biti provjerljiv bez reference na poslužitelj treće strane, biblioteka koja se izvodi unutar vašeg vlastitog stoga (stack) obrranjivija je arhitektura