Online-allekirjoituspalvelu ratkaisee konkreettisen logistisen ongelman: miten saada allekirjoitus asiakirjaan, kun allekirjoittajalla ei ole PDF-ohjelmistoa, ei aikaa tulostaa eikä faksilaitetta; DigiSigner vastaa juuri tähän tarpeeseen; se käsittelee PDF-, Word-, Excel- ja kuvatiedostoja selaimessa, sallii allekirjoituskenttien sijoittamisen mille tahansa sivulle ja toimittaa valmiin tiedoston vaatimatta vastaanottajalta mitään asennuksia; se, onko tämä todella luotettavaa, riippuu yksityiskohdista, jotka palvelun esittelyissä usein sivuutetaan
Miten allekirjoitusprosessi todella toimii
Mekanismi on yksinkertainen; lataat asiakirjan HTTPS-yhteydellä, raahaat allekirjoitus- ja päivämääräkentät vastaaville sivuille ja allekirjoitat itse tai lähetät kutsun toiselle osapuolelle; allekirjoittaja saa linkin, avaa asiakirjan selaimessa, napsauttaa valmiita kenttiä ja lähettää ne; saat ilmoituksen ja voit ladata valmiin tiedoston
Tämä kolmivaiheinen polku toimii hyvin sisäisissä hyväksynnöissä, nopeissa toimittajasopimuksissa ja tilanteissa, joissa nopeus on tärkeämpää kuin sähköinen suoja; kun kyseessä ovat säännellyt asiakirjat, moniosapuoliset prosessit tai mikä tahansa oikeudessa riitautettava aineisto, tämä prosessi on riittämätön; näissä tapauksissa työnkulun laatu riippuu sen taustalla olevasta auditointinäytöstä
Auditointipolku ja peukaloinnin estävät todisteet
Auditointipolku on tärkein osa ennen minkä tahansa allekirjoituspalvelun käyttöönottoa; sen on kirjattava allekirjoittajan henkilöllisyys (yleensä sähköpostivarmennuksella), IP-osoite, aikaleima ja asiakirjan tilan tiiviste allekirjoitushetkellä; jotkin palvelut sitovat tämän todisteen erillisenä liitteenä tai upotettuna metadatana itse PDF-tiedostoon, kun taas toiset säilyttävät sen palvelimella ja myöntävät varmenteen pyynnöstä; selvitä, kumpaa menetelmää palvelu käyttää ennen kuin joudut esittämään todisteita riitatilanteessa
Sinetöity todiste on liittyvä mutta eri asia; verkkopohjaisen allekirjoituspalvelun viimeistelemässä PDF-tiedostossa saattaa olla palvelun omalla varmenteella tehty digitaalinen allekirjoitus, mikä tarkoittaa että mikä tahansa allekirjoituksen jälkeinen muutos rikkoo allekirjoituksen ja näkyy yhteensopivissa lukijoissa; tämä eroaa päästä päähän salatusta allekirjoituksesta, joka on luotu allekirjoittajan omalla yksityisellä avaimella; useimmille yritysten työnkuluille palvelun myöntämä varmenne riittää; säännellyillä aloilla tai eIDAS-suojatuissa rajatylittävissä transaktioissa se ei välttämättä riitä
Vaatimustenmukaisuusvakuutus: lue pieni präntti
Useimmat online-allekirjoituspalvelut luettelevat markkinointimateriaaleissaan säädökset ESIGN, UETA ja eIDAS; nämä lait asettavat vaatimukset sille, milloin sähköinen allekirjoitus on oikeudellisesti sitova, mutta ne eivät sertifioi ohjelmistoja; palvelu, joka väittää olevansa eIDAS-yhteensopiva, saattaa vain "täyttää yksinkertaisen sähköisen allekirjoituksen perusvaatimukset" tai se voi tarkoittaa "olemme sertifioitu luottamuspalveluntarjoaja (TSP), joka voi myöntää hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia (QES)"; kaikilla lainkäyttöalueilla, joilla QES rinnastetaan käsin kirjoitettuun allekirjoitukseen samalla oikeudellisella voimalla, kuilu näiden kahden välillä on merkittävä
Tutki palvelun luottamuskeskuksen dokumentaatiota rantautumissivun sijaan; etsi yksityiskohtia: mikä eIDAS-taso, mitkä maat kuuluvat erillisen oikeudellisen lausunnon piiriin, sisältävätkö käyttöehdot korvauksia allekirjoituskiistoissa; jos asiakirjatyyppi vaatii QES-tason tai paikallisen lain vaatiman julkisen notaarin allekirjoituksen, selaimen yksinkertainen sähköinen allekirjoitus ei kelpaa korvikkeeksi markkinointipuheista huolimatta
Asiakirjojen tallennus ja datan säilytys
Kun lataat sopimuksen tai talousasiakirjan pilviallekirjoituspalveluun, se säilyy heidän infrastruktuurissaan, kunnes sinä tai he poistavat sen; todelliset kysymykset ovat: missä sitä säilytetään, kenellä palveluntarjoajan sisällä on pääsy siihen, mikä on oletussäilytysaika ja voidaanko poisto käynnistää pyynnöstä; GDPR-sääntelyn alaisten henkilötietoja sisältävien asiakirjojen kohdalla se, missä tietoja säilytetään, ei ole merkityksetön kysymys
Kuten useimmat vastaavat palvelut, DigiSigner säilyttää asiakirjoja pilvi-infrastruktuurissa ja pitää ne tallessa jonkin aikaa allekirjoituksen jälkeen (aika on määritettävissä); tutustu tietojenkäsittelysopimukseen ennen arkaluonteisen sisällön käsittelyä palvelussa; jos organisaatiotasi sitovat toimialakohtaiset säädökset kuten HIPAA tai finanssipalveluiden säännöt, varmista, allekirjoittaako palveluntarjoaja kumppanuussopimuksen tai vastaavan liitteen
Tilanteet, joissa DigiSigner sopii ja ei sovi
Kevyisiin sisäisiin hyväksyntöihin, pienyritysten sopimuksiin ja organisaatioille, jotka tarvitsevat satunnaisia selainpohjaisia allekirjoituksia ilman infrastruktuurin rakentamista, DigiSigner on järkevä valinta; ilmainen paketti käsittelee rajoitetun määrän asiakirjoja kuukaudessa, mikä riittää työnkulun sopivuuden arvioimiseen ennen käyttöönottoa
Se ei ole oikea työkalu silloin, kun allekirjoitustyönkulku on integroitava tiiviisti asiakirjanluontiputkeen, kun käsittelymäärät ovat niin suuria, että asiakirjakohtainen hinnoittelu nousee korkeaksi, tai kun asiakirjoilla on sääntelyyn perustuva velvoite käyttää hyväksyttyjä varmenteita; näissä tapauksissa arkkitehtuuri vaatii kirjaston, joka voi ajaa paikallisesti, antaa sinun hallita varmenneketjua ja upottaa allekirjoituksen asiakirjan luontivaiheessa eikä vasta jälkikäsittelyssä
Kehittäjien luoma PDF ulkoista allekirjoitusta varten
Jos sovelluksesi luo PDF-tiedoston ennen sen siirtämistä allekirjoituspalveluun, jotkin asiakirjan ominaisuudet voivat selkeyttää allekirjoitusvaihetta; pidä sivukoot yhtenäisinä: A4-kokoisen asiakirjan lähettäminen palveluun, joka käyttää oletuksena Letter-kokoista esikatselua, voi johtaa allekirjoituksen sijaintivirheisiin; litistä kaikki vuorovaikutteiset lomakekentät, jotka eivät ole allekirjoituksen paikkamerkkejä, koska jotkin palvelut korvaavat tai hävittävät olemassa olevat AcroForm-kentät lisätessään omia kenttiään; varaa selkeä tyhjä tila allekirjoitusta vaativalle sivulle sen sijaan, että antaisit palvelun peittää aktiivisen sisällön
Säilytä kopiot ennen ja jälkeen allekirjoituksen ja nimeä ne siten, että ne liittyvät selvästi toisiinsa; kun allekirjoittaja riitauttaa hyväksymänsä sisällön, asiakirjan tarkka alkuperäiskappale on kaikkien tutkimusten lähtökohta; jos palautettu allekirjoitettu versio eroaa lähetetystä versiosta sivumäärän tai fonttimittojen osalta, se osoittaa, että jokin palvelun renderöintiputkessa on muuttanut asiakirjaa, ja se on syytä selvittää ennen sen pitämistä auktoritatiivisena versiona
Palvelu vai kirjasto: käytännön ero
Online-allekirjoituspalvelut ja sähköisen allekirjoituksen PDF-kirjastot eivät ratkaise samaa ongelmaa, ja tämä ero on kriittinen dokumenttien työnkulkuja suunniteltaessa; palvelu huolehtii logistiikasta: asiakirjan lähettämisestä useille osapuolille, henkilöllisyystodisteiden keräämisestä, sähköposti-ilmoituksista ja valmiin tiedoston tallentamisesta; kirjasto huolehtii kryptografisista toiminnoista: allekirjoitushakemiston rakentamisesta, varmenneketjun soveltamisesta ja allekirjoitetun tiivisteen upottamisesta tiedoston tavualueelle ISO 32000-2 -määrityksen mukaisesti; molemmat voivat olla samassa putkessa, mutta toisen korvaaminen toisella vain siksi, että molemmat sisältävät sanan "allekirjoitus", johtaa usein työnkulkuun, josta puuttuu sekä asianmukainen auditointi että allekirjoitus
Useimmille pienyrityksille ja sisäisille hyväksymisskenaarioille DigiSignerin kaltaiset palvelut kattavat tarvittavat vaatimukset ja ovat halvempia kuin allekirjoitusinfrastruktuurin rakentaminen tyhjästä; asiakirjaintensiivisille sovelluksille, jotka pitävät allekirjoittamista osana luontiprosessia, arvostavat varmentamisen hallintaa tai vaativat allekirjoitettujen osien todentamista ilman kolmannen osapuolen palvelimia, kirjaston ajaminen omassa teknologiastackissa on kestävämpää arkkitehtuuria