خدمات امضای آنلاین یک مشکل لجستیکی خاص را حل میکنند: چگونه میتوان امضای روی یک سند را در زمانی که امضاکننده نرمافزار PDF ندارد، زمان برای چاپ ندارد و فکس ندارد دریافت کرد. DigiSigner دقیقاً این نقطه درد را هدف قرار داده است. این سرویس میتواند فایلهای PDF، Word، Excel و تصویر را در مرورگر پردازش کند، به شما اجازه میدهد فیلد امضا را در هر صفحهای قرار دهید و سند کامل را بدون نیاز به نصب هرگونه برنامهای توسط طرف مقابل تحویل دهید. اینکه آیا این تبادل واقعاً قابل دفاع است یا خیر، به جزئیاتی بستگی دارد که صفحات سرویس اغلب از کنار آنها عبور میکنند
فرآیند امضا دقیقاً چگونه است
مکانیسم بسیار ساده است. شما سند را از طریق HTTPS آپلود میکنید، فیلدهای امضا و تاریخ را روی صفحه مربوطه میکشید و رها میکنید، و سپس خودتان امضا میکنید یا دعوتنامه را برای طرف دیگر ارسال مینمایید. امضاکننده لینک را دریافت میکند، سند را در مرورگر باز میکند، روی فیلدهای تکمیل کلیک کرده و ارسال مینماید. شما اعلان دریافت خواهید کرد و میتوانید فایل تکمیلشده را دانلود کنید
این مسیر سه مرحلهای برای تاییدهای داخلی، قراردادهای سریع تامینکننده و مواردی که سرعت از ضمانت رمزگذاری مهمتر است، به خوبی کار میکند. هنگامی که با اسناد تحت تنظیم، توالیهای چندطرفه و هر چیزی که ممکن است در دادگاه به چالش کشیده شود مواجه میشوید، این فرآیند ناتوان خواهد بود. برای آن شرایط، کیفیت جریان کار به شواهد حسابرسی پشتیبان آن بستگی دارد
ردیابی حسابرسی و شواهد ضد دستکاری
ردیابی حسابرسی مهمترین بخش قبل از تعهد به استفاده از هرگونه سرویس امضا است. این کار نیاز به ثبت هویت امضاکننده (معمولاً با تأیید ایمیل)، آدرس IP، برچسب زمان و مقدار هش وضعیت سند در زمان امضا دارد. برخی سرویسها این شواهد را به عنوان یک پیوست جداگانه یا متاداده جاسازی شده به خود PDF متصل میکنند؛ برخی دیگر آن را در سمت سرور ذخیره کرده و در صورت درخواست، گواهی صادر میکنند. قبل از اینکه مجبور شوید در یک اختلاف شواهد ارائه دهید، مشخص کنید که سرویس از کدام روش استفاده میکند
شواهد ضد دستکاری یک موضوع مرتبط اما متفاوت است. یک PDF تکمیل شده توسط سرویس امضای آنلاین ممکن است حاوی یک امضای دیجیتال باشد که توسط گواهی خود سرویس اعمال شده است، به این معنی که هرگونه تغییر پس از امضا，امضا را از بین میبرد و در یک خواننده مطیع قابل مشاهده خواهد بود. این با یک امضای رمزگذاری شده سرتاسری ایجاد شده با کلید خصوصی خود امضاکننده متفاوت است. برای اکثر جریانهای کاری تجاری، گواهی صادر شده توسط سرویس کافی است. برای صنایع تحت نظارت یا تراکنشهای فرامرزی تحت پوشش eIDAS، ممکن است کافی نباشد
بیانیه انطباق: خواندن بندهای ریز
اکثر خدمات امضای آنلاین در مواد بازاریابی خود ESIGN، UETA و eIDAS را ذکر میکنند. این قوانین شرایطی را برای زمانی که امضای الکترونیکی از نظر قانونی الزامآور است تعیین میکنند، اما نرمافزار را تایید نمیکنند. سرویسی که ادعا میکند با مشخصات eIDAS مطابقت دارد ممکن است «شرایط اساسی برای امضای الکترونیکی ساده را برآورده کند» یا «ما یک ارائهدهنده خدمات اعتماد تایید شده (TSP) هستیم که میتوانیم امضاهای الکترونیکی واجد شرایط (QES) صادر کنیم». در هر حوزه قضایی که QES را با امضای دستنویس دارای ارزش قانونی یکسان میداند، شکاف بین این دو بسیار مهم است
اسناد مرکز اعتماد آن سرویس را بررسی کنید، نه صفحه فرود آن را. به دنبال جزئیات باشید: چه سطح eIDAS، چه کشورهایی تحت پوشش نظرات قانونی جداگانه قرار دارند، و آیا شرایط خدمات شامل غرامت برای اختلافات امضا میشود یا خیر. اگر نوع سند به QES یا امضای محضری مورد نیاز قوانین محلی نیاز دارد، بدون توجه به آنچه بازاریابی میگوید، یک امضای الکترونیکی ساده مبتنی بر مرورگر نمیتواند جایگزینی برای آن باشد
ذخیرهسازی سند و محل اقامت دادهها
وقتی اسناد قراردادی یا مالی خود را به یک سرویس امضای ابری آپلود میکنید، این سند روی زیرساخت طرف مقابل ذخیره میشود تا زمانی که شما یا آنها آن را حذف کنید. سوالات واقعی عبارتند از: کجا ذخیره میشود، چه کسی در داخل ارائهدهنده خدمات به آن دسترسی دارد، دوره نگهداری پیشفرض چقدر است، و آیا میتوان حذف را بر اساس تقاضا انجام داد. برای اسنادی که شامل دادههای شخصی و تحت نظارت GDPR هستند، سوال «کجا ذخیره میشود» یک سوال اختیاری نیست
مانند اکثر خدمات مشابه خود، DigiSigner اسناد را در زیرساخت ابری ذخیره میکند و پس از تکمیل امضا، آنها را برای مدت زمان قابل تنظیمی نگه میدارد. قبل از پردازش هرگونه محتوای حساس از طریق این سرویس، توافقنامه پردازش دادهها را بررسی کنید. اگر سازمان شما تحت قوانین خاص صنعت مانند HIPAA یا قوانین خدمات مالی است، باید تایید کنید که آیا ارائه دهنده خدمات توافقنامه ارتباط تجاری یا متمم معادل آن را امضا خواهد کرد یا خیر
سناریوهایی که DigiSigner در آنها کاربرد دارد و سناریوهایی که کاربرد ندارد
برای سازمانهایی که نیاز به تاییدهای داخلی سبک، قراردادهای تجاری کوچک و امضاهای گاه به گاه در مرورگر بدون نیاز به راهاندازی زیرساخت دارند، DigiSigner یک انتخاب منطقی است. طرح رایگان میتواند تعداد محدودی سند را در ماه پردازش کند، که برای ارزیابی مناسب بودن جریان کار قبل از سرمایهگذاری کافی است
هنگامی که جریان کار امضا نیاز به ادغام نزدیک با لوله تولید سند دارد، زمانی که حجم پردازش به قدری بالا است که هزینه برای هر تک سند بسیار گران میشود، یا زمانی که سند تعهدات نظارتی برای استفاده از گواهیهای واجد شرایط دارد، این ابزار مناسبی نیست. در این موارد، معماری نیاز به کتابخانهای دارد که بتواند به صورت محلی اجرا شود، به شما امکان کنترل زنجیره گواهی را بدهد و امضا را در مرحله تولید سند و نه فقط در مرحله پسپردازش جاسازی کند
توسعهدهندگانی که آماده تولید PDF برای امضای خارجی هستند
اگر برنامه شما قبل از تحویل به سرویس امضا، PDF تولید میکند، برخی از ویژگیهای سند میتوانند مرحله امضا را واضحتر کنند. اندازه صفحه را یکنواخت نگه دارید: ارسال یک سند با اندازه A4 به سرویسی که به طور پیشفرض از پیشنمایش اندازه Letter استفاده میکند ممکن است باعث انحراف موقعیت امضا شود. هر فیلد فرم تعاملی را که نگهدارنده مکان امضا نیست تخت (flatten) کنید، زیرا برخی سرویسها هنگام افزودن فیلدهای خود، فیلدهای AcroForm موجود را جایگزین یا دور میاندازند. روی صفحاتی که نیاز به امضا دارند، فضای خالی مشخصی رزرو کنید، نه اینکه اجازه دهید سرویس روی محتوای فعال همپوشانی ایجاد کند
نسخههای قبل از امضا و نسخههای تکمیلشده پس از امضا را نگه دارید و نامگذاری کنید تا این دو به وضوح به هم مرتبط شوند. وقتی امضاکننده با آنچه توافق کرده مخالفت میکند، داشتن سند اصلی دقیق، نقطه شروع هرگونه بررسی است. اگر نسخه امضا شده ارسالشده با نسخه اولیه فرستاده شده در تعداد صفحات یا شاخصهای فونت تفاوت داشته باشد، نشاندهنده این است که چیزی در خط لوله رندر آن سرویس سند را تغییر داده است و ارزش دارد قبل از معتبر دانستن آن، قضیه را روشن کنید
سرویس یا کتابخانه: یک تفاوت واقعی
خدمات امضای آنلاین و کتابخانههای امضای دیجیتال PDF مشکلات یکسانی را حل نمیکنند، و این تفاوت در هنگام طراحی جریان کار سند بسیار حیاتی است. سرویس مسئول لجستیک است: ارسال سند به چندین طرف، جمعآوری شواهد هویتی، ارسال اعلانهای ایمیل، و ذخیره فایل تکمیل شده. کتابخانه مسئول عملیات رمزنگاری است: ساخت دایرکتوری امضا، اعمال زنجیره گواهی، و جاسازی هش امضا شده در محدوده بایت فایل مطابق با استاندارد ISO 32000-2. هر دو میتوانند در یک خط لوله همزیستی داشته باشند، اما جایگزینی یکی با دیگری صرفاً به دلیل اینکه هر دو شامل کلمه «امضا» هستند، اغلب منجر به جریانهای کاری میشود که هم فاقد ممیزی مناسب و هم فاقد امضای مناسب هستند
برای اکثر کسبوکارهای کوچک و موارد استفاده تایید داخلی، خدماتی مانند DigiSigner نیازها را پوشش میدهند و هزینه آنها کمتر از ساخت زیرساخت امضا از ابتدا است. برای برنامههای فشرده با اسناد که امضا را به عنوان بخشی از فرآیند تولید قرار میدهند، به مدیریت گواهی اهمیت میدهند، یا نیاز دارند که فایل امضا شده بدون سرور شخص ثالث نیز قابل تایید باشد، اجرای یک کتابخانه در داخل پشته فناوری خودشان معماری قابل دفاعتری است
دسترسی به DigiSigner