Οι διαδικτυακές (online) υπηρεσίες υπογραφής λύνουν ένα συγκεκριμένο πρόβλημα επιμελητείας: τη λήψη μιας υπογραφής σε ένα έγγραφο όταν ο υπογράφων δεν έχει λογισμικό PDF, χρόνο για εκτύπωση και συσκευή φαξ. Το DigiSigner κάθεται σε αυτόν τον χώρο. Χειρίζεται αρχεία PDF, Word, Excel και εικόνας σε ένα πρόγραμμα περιήγησης (browser), σας επιτρέπει να τοποθετείτε πεδία υπογραφής σε οποιαδήποτε σελίδα και παραδίδει ένα ολοκληρωμένο αρχείο χωρίς να απαιτείται από το άλλο μέρος να εγκαταστήσει τίποτα. Το εάν αυτή η ανταλλαγή πραγματικά αντέχει (στον έλεγχο) εξαρτάται από λεπτομέρειες που η σελίδα της υπηρεσίας τείνει να αποσιωπά
Τι κάνει πραγματικά η ροή υπογραφής
Οι μηχανισμοί είναι απλοί. Ανεβάζετε το έγγραφο μέσω HTTPS, σύρετε τα πεδία υπογραφής και ημερομηνίας στις σελίδες όπου ανήκουν, και είτε το υπογράφετε μόνοι σας είτε στέλνετε μια πρόσκληση σε κάποιο άλλο μέρος. Ο υπογράφων λαμβάνει έναν σύνδεσμο, ανοίγει το έγγραφο στο πρόγραμμα περιήγησής του, κάνει κλικ στα πεδία και το υποβάλλει. Λαμβάνετε μια ειδοποίηση και μπορείτε να κατεβάσετε το ολοκληρωμένο αρχείο
Αυτή η διαδρομή τριών βημάτων λειτουργεί μια χαρά για εσωτερικές εγκρίσεις, γρήγορες συμφωνίες με προμηθευτές και καταστάσεις όπου η ταχύτητα έχει μεγαλύτερη σημασία από τις κρυπτογραφικές εγγυήσεις. Εκεί που αρχίζει να δυσκολεύεται είναι τα ρυθμιζόμενα (regulated) έγγραφα, οι ακολουθίες πολλών μερών και οτιδήποτε μπορεί να αμφισβητηθεί στο δικαστήριο. Για αυτές τις περιπτώσεις, η ροή εργασίας είναι τόσο καλή όσο και τα αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου (audit evidence) που βρίσκονται κάτω από αυτήν
Ίχνη ελέγχου και αποδεικτικά παραβίασης
Το ίχνος ελέγχου (audit trail) είναι το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να επαληθεύσετε προτού δεσμευτείτε σε οποιαδήποτε υπηρεσία υπογραφής. Πρέπει να καταγράφει την ταυτότητα του υπογράφοντος (συνήθως επαληθεύεται μέσω email), τη διεύθυνση IP, τη χρονική σήμανση (timestamp) και έναν κατακερματισμό (hash) της κατάστασης του εγγράφου τη στιγμή της υπογραφής. Ορισμένες υπηρεσίες ενσωματώνουν αυτά τα αποδεικτικά στοιχεία στο ίδιο το PDF ως ξεχωριστό συνημμένο (attachment) ή ενσωματωμένα μεταδεδομένα· άλλες τα διατηρούν στην πλευρά του διακομιστή (server-side) και εκδίδουν ένα πιστοποιητικό κατόπιν αιτήματος. Μάθετε ποια προσέγγιση χρησιμοποιεί μια υπηρεσία πριν χρειαστεί να προσκομίσετε τα αποδεικτικά στοιχεία για μια διαφωνία
Η απόδειξη παραβίασης (tamper evidence) είναι ένα σχετικό αλλά ξεχωριστό ερώτημα. Ένα ολοκληρωμένο PDF από μια υπηρεσία υπογραφής μπορεί να φέρει ψηφιακή υπογραφή που εφαρμόζεται από το ίδιο το πιστοποιητικό της υπηρεσίας, πράγμα που σημαίνει ότι οποιαδήποτε τροποποίηση μετά την υπογραφή θα σπάσει την υπογραφή και θα είναι ορατή σε ένα συμβατό πρόγραμμα προβολής (conforming viewer). Αυτό είναι διαφορετικό από μια κρυπτογραφική υπογραφή από άκρο σε άκρο (end-to-end) που δημιουργείται με το προσωπικό ιδιωτικό κλειδί του υπογράφοντος. Για τις περισσότερες επιχειρηματικές ροές εργασίας το πιστοποιητικό που εφαρμόζεται από την υπηρεσία είναι επαρκές. Για ρυθμιζόμενους κλάδους (regulated industries) ή διασυνοριακές συναλλαγές που καλύπτονται από το eIDAS, ίσως να μην είναι
Ισχυρισμοί συμμόρφωσης: διαβάστε τα ψιλά γράμματα
Οι περισσότερες διαδικτυακές υπηρεσίες υπογραφής αναφέρουν τα ESIGN, UETA και eIDAS στο μάρκετινγκ τους. Αυτοί οι νόμοι θέτουν απαιτήσεις για το πότε μια ηλεκτρονική υπογραφή είναι νομικά δεσμευτική, αλλά δεν πιστοποιούν λογισμικό. Μια υπηρεσία που ισχυρίζεται ότι συμμορφώνεται με το eIDAS θα μπορούσε να σημαίνει οτιδήποτε, από "ικανοποιούμε τις βασικές απαιτήσεις για μια Απλή Ηλεκτρονική Υπογραφή" έως "είμαστε ένας διαπιστευμένος Πάροχος Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης που εκδίδει Εγκεκριμένες Ηλεκτρονικές Υπογραφές". Το χάσμα μεταξύ αυτών των δύο είναι σημαντικό σε οποιαδήποτε δικαιοδοσία (jurisdiction) όπου η Εγκεκριμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή (QES) φέρει νομική ισοδυναμία με μια χειρόγραφη υπογραφή
Ελέγξτε την τεκμηρίωση του κέντρου εμπιστοσύνης της υπηρεσίας και όχι τη σελίδα προορισμού. Αναζητήστε συγκεκριμένα στοιχεία: ποιο επίπεδο eIDAS, ποιες χώρες καλύπτονται από ξεχωριστή νομική γνωμοδότηση, εάν οι όροι παροχής υπηρεσιών περιλαμβάνουν αποζημίωση (indemnification) για διαφορές υπογραφής. Εάν ο τύπος εγγράφου απαιτεί μια QES ή μια συμβολαιογραφική υπογραφή (notarized signature) από την τοπική νομοθεσία, μια SES (Απλή Ηλεκτρονική Υπογραφή) βάσει προγράμματος περιήγησης δεν αποτελεί υποκατάστατο, ανεξάρτητα από το τι λέει το μάρκετινγκ
Αποθήκευση εγγράφων και διαμονή δεδομένων
Όταν ανεβάζετε ένα συμβόλαιο ή ένα οικονομικό έγγραφο σε μια υπηρεσία υπογραφής στο cloud, αυτό ζει στην υποδομή της μέχρι να το διαγράψετε εσείς ή αυτή. Τα πρακτικά ερωτήματα είναι: πού είναι αποθηκευμένο, ποιος μέσα από την υπηρεσία μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτό, πόσο διαρκεί η προεπιλεγμένη περίοδος διατήρησης (retention period) και εάν μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη διαγραφή κατόπιν αιτήματος. Για έγγραφα που περιέχουν προσωπικά δεδομένα που καλύπτονται από τον GDPR (Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων), η απάντηση στο "πού αποθηκεύονται" δεν είναι προαιρετική
Το DigiSigner, όπως και οι περισσότερες υπηρεσίες σε αυτήν την κατηγορία, αποθηκεύει τα έγγραφα σε υποδομή cloud και τα διατηρεί για μια διαμορφώσιμη περίοδο (configurable period) μετά την ολοκλήρωση της υπογραφής. Διαβάστε τη συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων προτού δρομολογήσετε οτιδήποτε ευαίσθητο μέσω της υπηρεσίας. Εάν ο οργανισμός σας λειτουργεί υπό έναν κανονισμό ειδικό για τον τομέα (sector-specific regulation), όπως οι κανόνες HIPAA ή οι κανόνες χρηματοοικονομικών υπηρεσιών, επιβεβαιώστε εάν η υπηρεσία θα υπογράψει μια Συμφωνία Επιχειρηματικού Συνεργάτη (Business Associate Agreement) ή ισοδύναμο παράρτημα
Πού ταιριάζει το DigiSigner, και πού όχι
Το DigiSigner είναι μια λογική επιλογή για ελαφριές εσωτερικές εγκρίσεις, συμβόλαια μικρών επιχειρήσεων και οργανισμούς που χρειάζονται περιστασιακή υπογραφή μέσω προγράμματος περιήγησης, χωρίς να στήνουν δική τους υποδομή. Η δωρεάν βαθμίδα (free tier) χειρίζεται έναν περιορισμένο αριθμό εγγράφων ανά μήνα, ο οποίος είναι αρκετός για να αξιολογήσετε εάν η ροή εργασιών ταιριάζει, προτού δεσμευτείτε
Δεν είναι το σωστό εργαλείο όταν η ροή εργασιών υπογραφής πρέπει να ενσωματωθεί στενά με έναν αγωγό παραγωγής εγγράφων, όταν ο όγκος είναι αρκετά υψηλός ώστε να καταστήσει σημαντική την τιμολόγηση ανά έγγραφο, ή όταν τα έγγραφα φέρουν κανονιστικές υποχρεώσεις που απαιτούν ένα εγκεκριμένο πιστοποιητικό (qualified certificate). Σε αυτές τις περιπτώσεις η αρχιτεκτονική χρειάζεται μια βιβλιοθήκη που εκτελείται τοπικά, σας δίνει τον έλεγχο της αλυσίδας πιστοποιητικών και σας επιτρέπει να ενσωματώσετε την υπογραφή ως μέρος της δημιουργίας του εγγράφου παρά ως βήμα μετα-επεξεργασίας (post-processing step)
Προετοιμασία ενός εγγράφου PDF που δημιουργήθηκε από προγραμματιστή για εξωτερική υπογραφή
Εάν η εφαρμογή σας δημιουργεί το PDF πριν το παραδώσει σε μια υπηρεσία υπογραφής, μερικές ιδιότητες του εγγράφου κάνουν το βήμα υπογραφής πιο καθαρό. Διατηρήστε το μέγεθος της σελίδας συνεπές: ένα έγγραφο A4 που αποστέλλεται σε μια υπηρεσία η οποία από προεπιλογή χρησιμοποιεί μέγεθος επιστολής (letter-size) για την προεπισκόπηση, μπορεί να παράγει μη ευθυγραμμισμένα πεδία υπογραφής. Επιπεδοποιήστε (flatten) τυχόν διαδραστικά πεδία φόρμας που δεν είναι σύμβολα κράτησης θέσης (placeholders) υπογραφής, επειδή ορισμένες υπηρεσίες αντικαθιστούν ή απορρίπτουν τα υπάρχοντα πεδία AcroForm όταν προσθέτουν τα δικά τους. Διατηρήστε ρητό (explicit) λευκό χώρο στις σελίδες όπου ανήκουν οι υπογραφές, αντί να αφήσετε την υπηρεσία να τις επικαλύψει πάνω σε ζωντανό περιεχόμενο
Αποθηκεύστε τόσο το αντίγραφο πριν από την υπογραφή όσο και το ολοκληρωμένο υπογεγραμμένο αντίγραφο, με ονομασίες τέτοιες ώστε τα δύο να συσχετίζονται σαφώς. Όταν ένας υπογράφων αμφισβητεί αυτό στο οποίο συμφώνησε, το να έχετε το ακριβές έγγραφο που εστάλη είναι η αφετηρία για οποιαδήποτε έρευνα. Εάν η υπογεγραμμένη έκδοση επιστραφεί με διαφορετικό αριθμό σελίδων ή διαφορετικές μετρικές γραμματοσειρών από ό,τι εστάλησαν, κάτι στον αγωγό απόδοσης (rendering pipeline) της υπηρεσίας άλλαξε το έγγραφο, κάτι που αξίζει να κατανοήσετε προτού αντιμετωπίσετε την έξοδο ως αυθεντική
Υπηρεσία έναντι βιβλιοθήκης: μια πρακτική διάκριση
Μια ηλεκτρονική υπηρεσία υπογραφής και μια βιβλιοθήκη ψηφιακής υπογραφής PDF λύνουν διαφορετικά προβλήματα και η διάκριση έχει σημασία όταν σχεδιάζετε μια ροή εργασίας εγγράφων. Μια υπηρεσία χειρίζεται τα logistics: δρομολόγηση εγγράφων σε πολλά μέρη, συλλογή αποδεικτικών στοιχείων ταυτότητας, έκδοση ειδοποιήσεων email και αποθήκευση ολοκληρωμένων αρχείων. Μια βιβλιοθήκη χειρίζεται την κρυπτογραφία: κατασκευή του λεξικού υπογραφής, εφαρμογή της αλυσίδας πιστοποιητικών (certificate chain), ενσωμάτωση του υπογεγραμμένου κατακερματισμού στο εύρος των byte του αρχείου σύμφωνα με το πρότυπο ISO 32000-2. Τα δύο μπορούν να συνυπάρχουν στον ίδιο αγωγό (pipeline), αλλά η υποκατάσταση του ενός από το άλλο, επειδή και τα δύο περιλαμβάνουν τη λέξη "υπογραφή", τείνει να παράγει ροές εργασίας που ούτε ελέγχονται σωστά (properly audited) ούτε υπογράφονται σωστά
Για τις περισσότερες περιπτώσεις χρήσης μικρών επιχειρήσεων και εσωτερικών εγκρίσεων, μια υπηρεσία όπως το DigiSigner καλύπτει ό,τι χρειάζεται και κοστίζει λιγότερο από την κατασκευή μιας υποδομής υπογραφής από το μηδέν. Για εφαρμογές με βαρύ φορτίο εγγράφων όπου οι υπογραφές αποτελούν μέρος της παραγωγής, όπου η διαχείριση πιστοποιητικών έχει σημασία ή όπου το υπογεγραμμένο τεχνούργημα (signed artifact) πρέπει να είναι επαληθεύσιμο χωρίς αναφορά σε διακομιστή τρίτου μέρους, μια βιβλιοθήκη που εκτελείται μέσα στη δική σας στοίβα (stack) είναι η πιο υπερασπίσιμη (defensible) αρχιτεκτονική