Služby online podepisování řeší specifický logistický problém: jak získat podpis na dokumentu, když podepisující nemá žádný software pro PDF, čas na tisk ani fax. Do tohoto prostoru zapadá DigiSigner. V prohlížeči zpracovává soubory PDF, Word, Excel a obrázky, umožňuje umístit pole pro podpis na libovolnou stránku a doručí vyplněný soubor, aniž by druhá strana musela cokoli instalovat. Zda tato výměna skutečně obstojí, závisí na detailech, které stránka služby obvykle přehlíží
Co proces podepisování ve skutečnosti dělá
Mechanika je přímočará. Dokument nahrajete přes HTTPS, přetáhnete pole pro podpis a datum na stránky, kam patří, a buď jej sami podepíšete, nebo pošlete pozvánku další straně. Podepisující obdrží odkaz, otevře dokument v prohlížeči, prokliká pole a odešle. Vy dostanete upozornění a můžete si stáhnout vyplněný soubor
Tato třístupňová cesta funguje dobře pro interní schvalování, rychlé dohody s dodavateli a situace, kde na rychlosti záleží více než na kryptografických zárukách. Kde začíná pokulhávat, jsou regulované dokumenty, sekvence s více stranami a cokoli, co by mohlo být napadeno u soudu. V těchto případech je pracovní postup pouze tak dobrý, jak dobré jsou důkazy z auditu pod ním
Auditní stopy a důkazy o manipulaci
Auditní stopa (audit trail) je tou nejdůležitější věcí, kterou si musíte ověřit, než se zavážete k jakékoli podpisové službě. Musí zaznamenávat identitu podepisujícího (obvykle ověřenou e-mailem), IP adresu, časové razítko a hash stavu dokumentu v okamžiku podpisu. Některé služby tyto důkazy přikládají přímo do PDF jako samostatnou přílohu nebo vložená metadata; jiné je uchovávají na straně serveru a na požádání vydají certifikát. Zjistěte si, jaký přístup služba používá, dříve než budete muset předložit důkazy pro případný spor
Důkaz o manipulaci (tamper evidence) je související, ale odlišná otázka. Dokončené PDF ze služby pro podepisování může nést digitální podpis aplikovaný vlastním certifikátem služby, což znamená, že jakákoli úprava po podpisu tento podpis poruší a bude viditelná v odpovídajícím prohlížeči. To se liší od end-to-end kryptografického podpisu vytvořeného pomocí vlastního soukromého klíče podepisujícího. Pro většinu podnikových procesů je certifikát aplikovaný službou adekvátní. Pro regulovaná odvětví nebo přeshraniční transakce pokryté eIDAS tomu tak být nemusí
Tvrzení o shodě: čtěte drobná písmena
Většina online služeb pro podepisování uvádí ve svém marketingu ESIGN, UETA a eIDAS. Tyto zákony stanovují požadavky, kdy je elektronický podpis právně závazný, ale necertifikují software. Služba deklarující shodu s eIDAS může znamenat cokoliv od "splňujeme základní požadavky pro jednoduchý elektronický podpis (SES)" až po "jsme akreditovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru (TSP), který vydává kvalifikované elektronické podpisy (QES)." Propast mezi těmito dvěma je značná v jakékoli jurisdikci, kde má QES právní rovnocennost s vlastnoručním podpisem
Zkontrolujte spíše dokumentaci v centru důvěry (trust center) dané služby než jen vstupní stránku. Hledejte specifika: jaká úroveň eIDAS, které země jsou pokryty samostatným právním stanoviskem, zda podmínky služby zahrnují odškodnění za spory ohledně podpisů. Pokud typ dokumentu podle místních zákonů vyžaduje QES nebo notářsky ověřený podpis, SES v prohlížeči není náhradou bez ohledu na to, co říká marketing
Ukládání dokumentů a rezidence dat
Když nahrajete smlouvu nebo finanční dokument do cloudové podpisové služby, žije na její infrastruktuře, dokud jej nevymažete vy nebo oni. Praktické otázky zní: kde je uložen, kdo ze služby k němu má přístup, jak dlouho běží výchozí doba uchovávání a zda můžete spustit smazání na vyžádání. U dokumentů obsahujících osobní údaje, na které se vztahuje GDPR, není odpověď na otázku "kde je uložen" volitelná
DigiSigner, stejně jako většina služeb v této kategorii, ukládá dokumenty na cloudové infrastruktuře a uchovává je po konfigurovatelnou dobu po dokončení podpisu. Před tím, než přes službu protáhnete cokoliv citlivého, si přečtěte smlouvu o zpracování dat (DPA). Pokud vaše organizace funguje pod oborově specifickou regulací, jako je HIPAA nebo pravidla finančních služeb, potvrďte si, zda služba podepíše smlouvu Business Associate Agreement nebo ekvivalentní dodatek
Kam se DigiSigner hodí a kam ne
DigiSigner je rozumnou volbou pro lehké interní schvalování, smlouvy malých podniků a organizace, které potřebují občasné podepisování v prohlížeči, aniž by musely budovat vlastní infrastrukturu. Bezplatný tarif zvládne omezený počet dokumentů měsíčně, což stačí k vyhodnocení, zda daný proces vyhovuje, než se zavážete
Není to ten správný nástroj, když se podpisový proces potřebuje těsně integrovat s pipeline pro generování dokumentů, když je objem dostatečně vysoký, aby zpoplatnění za každý dokument bylo významné, nebo když dokumenty nesou regulační povinnosti, které vyžadují kvalifikovaný certifikát. V takových případech architektura potřebuje knihovnu, která běží lokálně, dává vám kontrolu nad řetězcem certifikátů a umožňuje vám vložit podpis jako součást generování dokumentu namísto post-processingového kroku
Příprava vývojářem generovaného PDF pro externí podepisování
Pokud vaše aplikace generuje PDF ještě před jeho předáním podpisové službě, několik vlastností dokumentu učiní krok podepisování čistším. Udržujte konzistentní velikost stránky: dokument formátu A4 odeslaný do služby, která má ve výchozím nastavení náhled velikosti letter, může vytvořit nesprávně zarovnaná pole pro podpis. Zploštěte (flatten) veškerá interaktivní formulářová pole, která neslouží jako zástupné symboly pro podpis, protože některé služby nahrazují nebo zahazují stávající pole AcroForm, když přidávají svá vlastní. Vyhraďte na stránkách, kam podpisy patří, explicitní bílé místo, než abyste nechali službu, ať je překryje přes živý obsah
Uložte jak kopii před podpisem, tak i hotovou podepsanou kopii, pojmenované tak, aby byly obě jasně propojené. Když podepisující zpochybní to, s čím souhlasil, je přesný odeslaný dokument výchozím bodem pro jakékoli vyšetřování. Pokud se podepsaná verze vrátí s jiným počtem stránek nebo odlišnými metrikami písma, než jaké byly na vstupu, něco v renderovací pipeline služby dokument změnilo, což stojí za pochopení předtím, než začnete k výstupu přistupovat jako k autoritativnímu
Služba versus knihovna: praktické rozlišení
Online podpisová služba a knihovna pro digitální podpis PDF řeší různé problémy a tento rozdíl je důležitý při navrhování pracovního postupu s dokumenty. Služba zvládá logistiku: směrování dokumentů více stranám, shromažďování důkazů o totožnosti, vydávání e-mailových oznámení a ukládání vyplněných souborů. Knihovna se stará o kryptografii: konstrukci slovníku podpisu, aplikaci řetězce certifikátů, vložení podepsaného hashe do rozsahu bajtů souboru v souladu s ISO 32000-2. Obojí může koexistovat ve stejné pipeline, ale nahrazování jednoho druhým jen proto, že obojí zahrnuje slovo „podpis“, vede k vytvoření pracovních postupů, které nejsou ani řádně auditovány, ani řádně podepsány
Pro většinu případů použití v malých podnicích a interním schvalování pokryje služba jako DigiSigner to, co je potřeba, a stojí méně než budování podpisové infrastruktury od nuly. Pro aplikace náročné na dokumenty, kde jsou podpisy součástí generování, kde záleží na správě certifikátů, nebo kde podepsaný artefakt musí být ověřitelný bez odkazu na server třetí strany, je knihovna běžící uvnitř vašeho vlastního stacku lépe obhajitelnou architekturou