Услугите за онлайн подписване решават специфичен логистичен проблем: получаване на подпис върху документ, когато подписващият няма PDF софтуер, няма време за печат и няма факс машина. DigiSigner се намира в това пространство. Той обработва файлове в PDF, Word, Excel и изображения в браузър, позволява ви да поставяте полета за подпис на всяка страница и доставя завършен файл, без да изисква от другата страна да инсталира каквото и да било. Дали този обмен реално издържа, зависи от подробности, които страницата на услугата обикновено премълчава
Какво всъщност прави процесът на подписване
Механиката е проста. Качвате документа през HTTPS, плъзгате полета за подпис и дата на страниците, където принадлежат, и или го подписвате сами, или изпращате покана на друга страна. Подписващият получава връзка, отваря документа в браузъра си, щраква върху полетата и го изпраща. Получавате известие и можете да изтеглите завършения файл
Този тристъпков път работи добре за вътрешни одобрения, бързи споразумения с доставчици и ситуации, при които скоростта има по-голямо значение от криптографските гаранции. Където започва да се затруднява, са регулирани документи, многостранни последователности и всичко, което може да бъде оспорено в съда. За тези случаи работният процес е толкова добър, колкото са одитните доказателства под него
Одитни следи и доказателства за манипулиране
Одитната следа е най-важното нещо, което трябва да проверите, преди да се ангажирате с която и да е услуга за подписване. Тя трябва да записва самоличността на подписващия (обикновено потвърдена чрез имейл), IP адрес, времеви печат и хеш на състоянието на документа в момента на подписване. Някои услуги пакетират това доказателство в самия PDF като отделен прикачен файл или вградени метаданни; други го пазят на сървъра и издават сертификат при поискване. Трябва да знаете кой подход използва дадена услуга, преди да се наложи да представите доказателства при спор
Доказателството за манипулиране е свързан, но отделен въпрос. Завършен PDF от услуга за подписване може да носи цифров подпис, приложен чрез собствен сертификат на услугата, което означава, че всяка модификация след подписването ще наруши подписа и ще бъде видима в съвместим четец. Това е различно от криптографски подпис от край до край, създаден със собствен частен ключ на подписващия. За повечето бизнес работни процеси сертификатът, приложен от услугата, е адекватен. За регулирани индустрии или трансгранични транзакции, обхванати от eIDAS, това може да не е така
Твърдения за съответствие: четете дребния шрифт
Повечето онлайн услуги за подписване изброяват ESIGN, UETA и eIDAS в своя маркетинг. Тези закони определят изискванията кога електронният подпис е правно обвързващ, но те не сертифицират софтуер. Услуга, твърдяща съответствие с eIDAS, може да означава всичко - от "ние отговаряме на основните изисквания за обикновен електронен подпис (SES)" до "ние сме акредитиран доставчик на удостоверителни услуги, издаващ квалифицирани електронни подписи (QES)". Разликата между тези две е значителна във всяка юрисдикция, където QES носи правна равностойност на собственоръчен подпис
Проверете документацията на центъра за доверие на услугата, вместо целевата страница. Търсете специфики: кое ниво на eIDAS, кои държави са обхванати от отделно правно становище, дали условията на услугата включват обезщетение при спорове за подпис. Ако типът документ изисква QES или нотариално заверен подпис според местното законодателство, базираният в браузър SES не е заместител, независимо какво казва маркетингът
Съхранение на документи и местоположение на данните
Когато качвате договор или финансов документ в облачна услуга за подписване, той живее в нейната инфраструктура, докато вие или те не го изтриете. Практическите въпроси са: къде се съхранява, кой в рамките на услугата има достъп до него, колко дълъг е периодът на съхранение по подразбиране и дали можете да задействате изтриване при поискване. За документи, съдържащи лични данни, обхванати от GDPR, отговорът на "къде се съхранява" не е по избор
DigiSigner, както повечето услуги в тази категория, съхранява документи в облачна инфраструктура и ги пази за конфигурируем период след завършване на подписването. Прегледайте споразумението за обработка на данни, преди да прекарате нещо чувствително през услугата. Ако вашата организация работи съгласно специфична за сектора регулация, като HIPAA или правила за финансови услуги, потвърдете дали услугата ще подпише споразумение за бизнес сътрудник или еквивалентно допълнение
Къде се вписва DigiSigner и къде не
DigiSigner е разумен избор за леки вътрешни одобрения, договори за малък бизнес и организации, които се нуждаят от инцидентно базирано в браузър подписване, без да изграждат собствена инфраструктура. Безплатният план обработва ограничен брой документи на месец, което е достатъчно, за да се оцени дали работният процес пасва, преди да се ангажирате
Не е подходящият инструмент, когато работният процес на подписване трябва да се интегрира тясно с конвейер за генериране на документи, когато обемът е достатъчно голям, за да направи ценообразуването на документ значително, или когато документите носят регулаторни задължения, които изискват квалифициран сертификат. В тези случаи архитектурата се нуждае от библиотека, която работи локално, дава ви контрол над веригата от сертификати и ви позволява да вградите подписа като част от генерирането на документа, а не като стъпка за последваща обработка
Подготовка на генериран от разработчик PDF за външно подписване
Ако вашето приложение генерира PDF файла, преди да го предаде на услуга за подписване, няколко свойства на документа правят стъпката на подписване по-чиста. Поддържайте постоянен размер на страницата: документ A4, изпратен до услуга, чийто преглед по подразбиране е размер Letter, може да доведе до неправилно подравнени полета за подпис. Сплескайте всички интерактивни полета на формуляри, които не са контейнери за подписи, защото някои услуги заменят или отхвърлят съществуващи AcroForm полета, когато добавят свои собствени. Резервирайте изрично празно пространство на страниците, където принадлежат подписите, вместо да оставите услугата да ги наслагва върху съдържанието
Съхранявайте както копието преди подписване, така и завършеното подписано копие, именувани така, че двете да са ясно свързани. Когато подписващият оспорва това, за което се е съгласил, наличието на точния документ, който е изпратен, е отправната точка за всяко разследване. Ако подписаната версия се върне с различен брой страници или различни метрики на шрифта от това, което е влязло, нещо в конвейера за рендиране на услугата е променило документа, което си струва да разберете, преди да третирате резултата като авторитетен
Услуга срещу библиотека: практическо разграничение
Онлайн услугата за подписване и библиотеката за цифрови подписи на PDF решават различни проблеми и разграничението има значение, когато проектирате работен процес за документи. Услугата се справя с логистиката: маршрутизиране на документи до множество страни, събиране на доказателства за самоличност, издаване на известия по имейл и съхраняване на завършени файлове. Библиотеката се справя с криптографията: конструиране на речника на подписа, прилагане на веригата от сертификати, вграждане на подписания хеш в байтовия диапазон на файла съгласно ISO 32000-2. Двете могат да съществуват съвместно в един и същ конвейер, но заместването на едното с другото, защото и двете включват думата "подпис", обикновено води до работни процеси, които нито са правилно одитирани, нито са правилно подписани
За повечето случаи на употреба в малкия бизнес и вътрешни одобрения, услуга като DigiSigner покрива необходимото и струва по-малко от изграждането на инфраструктура за подписване от нулата. За приложения с голям обем документи, където подписите са част от генерирането, където управлението на сертификати има значение или където подписаният артефакт трябва да бъде проверим без референция към сървър на трета страна, библиотека, работеща във вашия собствен стек, е по-защитимата архитектура